Una de las situaciones menos deseadas en una bodega es la pérdida en las ventas por no poder hacer frente a las demandas de los clientes. Para evitarlo, es importante contar con un stock bien dimensionado y capaz de responder a las necesidades de producción sin que genere un gasto económico excesivo. De lo contrario, se podría producir una rotura de stock en el almacén, con las consecuencias que ello supone.
La rotura del stock significa la insatisfacción de la cantidad demandada por un cliente provocada por la ausencia de los materiales necesarios para la producción en el almacén. Es una situación que debe evitarse, puesto que generará inevitablemente pérdidas y desajustes de producción, o costes añadidos derivados de acciones para suplir el stock de forma no planificada. La clave para contar con un volumen de almacén fiable y evitar las roturas de stock está en el equilibrio.
¿Qué consecuencias tiene para las bodegas la rotura del stock?
Las repercusiones de una rotura de stock, o de la falta de los materiales necesarios para el proceso productivo, son múltiples, y pueden afectar de manera importante a la empresa. La primera, y más importante, es la pérdida de ventas, puesto que la bodega no es capaz de responder a la demanda del cliente. Esta situación generará una disminución de la credibilidad y la confianza en la empresa, ya que no ha podido servir el producto en las fechas demandadas. Además, si hablamos de pedidos de cierto volumen o si es una situación que se da más allá de un hecho puntual, desencadenará otras consecuencias negativas como la pérdida de clientes y la proyección de una mala imagen como empresa, que puede verse aumentada aún más con la difusión en las redes sociales.
Para evitar estas situaciones indeseadas, a menudo la empresa opta por alternativas que consiguen paliar la rotura del stock, pero que suponen un sobrecoste económico importante. Estas consecuencias pueden ser la consecución del mismo producto pero a un coste más elevado para responder a la urgencia, la necesidad de utilizar transporte urgente o la realización de horas extra por parte de los empleados para poder llegar a la fecha de entrega del producto. En estos casos, además, se genera una insatisfacción y desmotivación en el equipo humano de la empresa que puede ser fuente de conflictos.
¿Qué medidas debemos tomar para evitar la rotura del stock?
Una correcta gestión es la mejor estrategia para tener un stock bien dimensionado que impida la falta de suministro. En este sentido, existen diversas claves a tener en cuenta:
- Contar con proveedores que puedan responder a las necesidades de la empresa en cantidad, calidad y plazos deseados, incluyendo los picos de demanda.
- Definir muy bien el punto de pedido, es decir, con qué cantidad mínima se solicita el siguiente pedido.
- Contar con un stock de seguridad: una reserva mínima que permita cubrir imprevistos o posibles picos de demanda.
- Coordinación interdepartamental para que los datos estén disponibles en todas las áreas de la empresa.
- Uso de software que permita automatizar el proceso en base a las demandas.
Uno de los puntos más importantes para evitar una rotura de stock y, en consecuencia, retrasos en las entregas, es trabajar con proveedores de confianza capaces de ofrecer los lotes en los tiempos y volúmenes más ajustados a las necesidades de la bodega. También es esencial conocer bien la demanda de nuestros clientes de cara a ajustar los pedidos a proveedores en función de ella, teniendo también en cuenta las fluctuaciones de demanda que se producen en épocas concretas, como Navidad o vacaciones. Finalmente, es esencial favorecer la comunicación interna para que la información fluya de la forma más rápida y eficiente.
¿Cómo calcular el stock de seguridad?
El stock de seguridad es un amortiguador que protege a la empresa del desabastecimiento. Calcular el volumen más adecuado implica una serie de variables, y es tanto más complejo cuanto mayor es la variedad de productos que maneja la empresa en su inventario o la diversidad de productos que elabora. Por ello, el stock de seguridad es uno de los conceptos más importantes en el control de inventarios.
Para el cálculo del stock de seguridad adecuado, se deben combinar una serie de tiempos:
- Variación de la demanda.
- Tiempo de aprovisionamiento.
- Nivel de servicio: el tiempo requerido, con una probabilidad razonable, antes de llegar a una situación de falta de existencias.
Existe una sencilla fórmula para calcular qué inventario de seguridad es conveniente tener de cada producto para no caer en una rotura del stock:
SS= (σ Ventas) (LT)1/2
DN NS
En la que:
SS= Inventario de seguridad
σ Ventas= Desviación estándar de las ventas
LT= tiempo de espera o Lead Time
DN NS= Distribución normal nivel de servicio
El objetivo de este cálculo es conseguir un stock de seguridad que permita satisfacer de manera adecuada las necesidades de los clientes, aún cuando se produzcan imprevistos o picos de demanda, logrando a la vez reducir los costes de almacenamiento para que no supongan un gasto excesivo e innecesario.
