La pérdida de la trazabilidad es un grave problema que ninguna bodega puede permitirse. Por ello, es muy importante contar con un sistema fiable y efectivo que permita seguir el rastro de cada producto a lo largo de todos los procesos, bajo la máxima “del campo a la mesa”. Para ello, es esencial tener en cuenta qué deben abarcar los sistemas de trazabilidad en una bodega.
Implementar un sistema de trazabilidad en el sector vitivinícola no es tarea fácil, puesto que hablamos de una cadena compleja donde entra tanto la producción de la materia prima como el uso de materias y productos auxiliares, el posterior tratamiento, embotellado, almacenaje y distribución. Tal y como establece la legislación vigente, es imprescindible que las bodegas cuenten con un sistema de trazabilidad, una exigencia que se extiende también a las empresas más pequeñas. De cara a implementar un buen mecanismo que cumpla con todas las normativas, deben estar muy claras las diferentes fases de la trazabilidad.
¿Qué debe incluir un sistema de trazabilidad en bodega?
Los mecanismos de seguimiento de los productos vinícolas deben incluir diferentes procedimientos. El objetivo es abarcar todo el ciclo de producción, de cara a que podamos realizar una trazabilidad ascendente, o hacia atrás, descendente, o hacia delante, e interna. Estos son los principales procedimientos que debe incluir:
- Trazabilidad en la recepción: La información relativa a las materias primas y auxiliares que llegan a la bodega, para que pueda ser identificado su origen.
- Trazabilidad en el proceso: Los datos que permiten saber qué operaciones se han efectuado en cada materia prima, mezclas realizadas, tratamientos y personal que ha intervenido hasta llegar al producto elaborado. Esto incluye también los aditivos utilizados, productos intermedios, envases y maquinaria crítica, entre otros aspectos.
- Trazabilidad en distribución: Información que permita saber a qué clientes se ha entregado cada lote de producto elaborado, incluyendo también los datos relativos a la cantidad y fechas.
- Auditoría: Periódicamente, se deben realizar comprobaciones, en forma de auditorías, que permitan asegurar el correcto funcionamiento del sistema. Estas medidas de autocontrol permitirán detectar posibles deficiencias y asegurar la eficacia del sistema.
¿Cómo gestionar una alerta frente a un lote defectuoso?
Frente a una alerta por un lote defectuoso o una crisis alimentaria, la empresa debe tener sistematizado un procedimiento para actuar. El objetivo es reaccionar lo más rápido posible y por ello, el sistema de gestión de la trazabilidad es esencial para disponer de los registros que permitan identificar y localizar los productos que se vean afectados.
La empresa debe tener un procedimiento claro a seguir, así como un equipo responsable de llevarlo a cabo, priorizando siempre la comunicación y la cooperación tanto interna como con las administraciones competentes y los clientes. Si bien es la empresa la responsable de establecer los pasos a seguir, estos son los más importantes:
- Evaluar la alerta o crisis para establecer el nivel de gravedad.
- Identificar el lote defectuoso y si el origen del problema está en la materia prima o en los procesos de producción.
- Establecer el listado de empresas receptoras del lote defectuoso.
- Comunicar la incidencia a las empresas que han adquirido el lote con el fin de localizarlo.
- Efectuar la retirada del producto.
- Analizar el origen del problema y aplicar las acciones correctivas necesarias.
- Comunicar las medidas adoptadas.
- Evaluar la gestión de la crisis.
Beneficios de un buen sistema de gestión de la trazabilidad
Contar con un sistema optimizado y eficiente de trazabilidad no solo permitirá a la bodega cumplir con la normativa y con las exigencias de calidad del sector. Estos procesos, además, permiten llevar un control exhaustivo acerca de todo lo que ocurre dentro de la empresa. Esta información es muy valiosa para la bodega, puesto que resulta más fácil detectar cualquier problema de manera temprana o identificar procesos que podrían mejorarse para aumentar la eficiencia y calidad del producto.
Dicho esto, es importante también que la empresa encuentre el sistema de trazabilidad que mejor encaja con su funcionamiento interno. Estas soluciones deben ser lo suficientemente flexibles y ágiles para que puedan adaptarse fácilmente al día a día de la bodega, sin que suponga un gasto excesivo en recursos económicos o de tiempo.
