El programa que utilicemos para gestionar nuestra bodega es una herramienta central para el trabajo diario. Bien implementado, este software permitirá llevar un control de todos los procesos, mejorar la productividad y tomar las decisiones correctas con toda la información disponible. Al principio, es inevitable que suponga un esfuerzo extra, pero sin duda vale la pena.
Implementar un software de gestión empresarial es una buena idea independientemente del tamaño de la bodega. Incluso para las pequeñas, es una herramienta muy útil que nos permitirá ser más eficientes y controlar todos los aspectos relacionados con la producción. Lo esencial es conseguir que resulte una solución dinámica y operativa que se ajuste a las necesidades de la empresa, y no al revés. Al principio, al igual que todos los programas nuevos que vayamos a utilizar, va a suponer un esfuerzo extra en tiempo y recursos, pero debemos conseguir que se convierta en una herramienta habitual para el día a día, sin que exija demasiados pasos a realizar una vez la integremos en el trabajo diario.
¿Cómo sacar el mayor partido al programa de gestión?
En el mercado existen numerosas aplicaciones especialmente diseñadas para el sector vitivinícola que ofrecen funcionalidades muy útiles. No solo se trata de llevar un registro para cumplir con la normativa, puesto que estos programas están pensados para gestionar todo lo que ocurre dentro de la bodega y llevar un exhaustivo control financiero.
Un software de gestión de bodegas bien utilizado permitirá realizar controles y auditorías periódicas para revisar el equilibrio de costes en todas las partidas presupuestarias de la bodega. Es muy importante revisar los precios de las materias primas y comprobar que nuestros costes de producción estén siempre dentro del límite correcto, asegurando un margen de beneficio que nos permita hacer de nuestra bodega un proyecto viable a largo plazo.
Los aspectos para sacar el mayor partido al software de gestión incluyen:
- El control de precios de las materias primas.
- Balance entre costes de producción y beneficios.
- Gestión de todos los procesos de producción.
- Control de calidad e implantación de sistemas APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos).
- Registros vitivinícolas siempre actualizados.
- Bases de datos con inventarios actuales e históricos de los productos.
- Trazabilidad de toda la producción de acuerdo a la normativa.
¿Qué debemos tener en cuenta antes de implementar un software de gestión?
Como paso previo a introducir este tipo de programas dentro de la empresa, es imprescindible trazar un plan estratégico. Por muy pequeña que sea nuestra bodega, debemos tener muy bien definido nuestro plan de negocio, dónde estamos y dónde queremos llegar. En este proceso, deben estar claras estas cuestiones:
- ¿Cuánto nos cuesta producir una botella de vino?
- ¿A qué precio la tenemos que vender?
- ¿Cuántas botellas tenemos que vender para que nuestra empresa sea sostenible a largo plazo?
Otro aspecto fundamental a la hora de implementar el nuevo software de gestión es la implicación de todas las personas que van a estar en contacto con dicho programa desde el inicio. De esta forma, podrán entender su funcionamiento y familiarizarse con él para utilizarlo correctamente desde el principio y sacarle el mayor partido.
Debemos tener claro que es muy difícil conseguir un funcionamiento perfecto desde el primer día y que es inevitable un periodo de adaptación, pero sí es importante dedicar un esfuerzo inicial para realizar las cosas correctamente. Ese tiempo dedicado se verá compensado con creces en una mayor eficiencia, puesto que el objetivo es que el software de gestión refleje toda la hoja de ruta de la bodega necesaria para tener éxito a largo plazo.
