La trazabilidad es un proceso ineludible para cualquier empresa vitivinícola y la mejor forma de llevarla a cabo es mediante una herramienta de software, que facilitará la labor y permitirá ahorrar tiempo. Muchas incluyen también otras funciones para controlar la gestión de la empresa, mejorar la productividad y agilizar el trabajo.
A día de hoy, todas las bodegas deben tener sistemas de trazabilidad que permitan seguir el rastro de cada producto a lo largo de toda la cadena, desde las materias primas hasta su venta al cliente final. Llevar a cabo ese registro mediante el papel es muy desaconsejable, puesto que implica una alta probabilidad de errores, así como un gasto muy grande en tiempo y recursos. Además, existen numerosas opciones en el mercado para utilizar softwares de trazabilidad que aligerarán esta labor con plena fiabilidad.
Más allá de las funcionalidades enfocadas a trazar el rastro de los productos, existen soluciones que integran también otras funciones, como la gestión de la producción, las ventas, la contabilidad o la plantilla de trabajadores. De esta forma, se centraliza en una sola herramienta todo lo relativo al funcionamiento de la bodega, avanzando hacia una gestión mucho más eficiente. En todo caso, se deben tener en cuenta las necesidades de cada empresa de cara a elegir la solución que mejor encaja.
¿Cómo elegir el mejor software de bodega?
Si hablamos de un software de trazabilidad, el programa deberá contar con funciones que permitan llevar un estricto control de todas las fases, incluyendo:
- El registro de entradas y de proveedores.
- El control de todas las materias y productos auxiliares utilizados en el proceso de producción.
- El seguimiento y vigilancia de los procesos de elaboración, analíticas y tratamientos realizados.
- El personal que ha participado en el proceso de producción.
- El control del producto final y su distribución a clientes.
Existen diversas soluciones especialmente diseñadas para el sector del vino que ya incluyen estas herramientas de control. Muchas de ellas, además, ofrecen servicios más amplios, integrados en sistemas ERP – siglas en inglés de Planificación de Recursos Empresariales. Estas herramientas están pensadas para controlar todo lo que ocurre en la bodega, de cara a que sea mucho más fácil gestionar su funcionamiento y tomar decisiones. Entre las bodegas más grandes, puede ser una buena opción el diseño de una solución específica para la empresa, pero para aquellas medianas y pequeñas, esto supone una inversión muy alta y probablemente innecesaria, cuando ya hay herramientas que pueden resultar muy útiles.
¿Cuáles son las características que debe tener un software de bodega?
A la hora de escoger el mejor programa informático para gestionar la bodega, es aconsejable tener varios aspectos en cuenta:
- Flexibilidad: el programa debe adaptarse a las necesidades de la empresa y no al revés, ofreciendo un alto grado de personalización y no soluciones estandarizadas.
- Integración: tiene que poder integrarse con las gestiones que ya realiza la empresa.
- Intuitivo: la herramienta debe ser fácil de utilizar, sin que sean necesarios conocimientos técnicos más allá del nivel usuario.
- En la nube: es aconsejable que el servicio esté disponible desde la nube, puesto que de esta forma se podrá acceder a él a través de cualquier dispositivo y en todo momento.
- Seguro: la herramienta debe contar con todas las garantías de ciberseguridad para que los datos estén protegidos y seguros.
- Modular: este tipo de soluciones permiten escoger solo aquellas funcionalidades que encajan con el funcionamiento de la empresa y no todo el pack completo, siendo posible extenderlo en el futuro si es necesario.
La mejor forma de seleccionar el software a utilizar consiste en identificar primero las necesidades de la bodega para luego buscar la herramienta que pueda responder a ellas. Un programa de gestión bien dimensionado y adaptado a la empresa ofrecerá grandes beneficios, como son el ahorro de tiempo y costes, la automatización de procesos administrativos, la integración de los datos en un solo lugar y el aumento de la productividad, ya que permite eliminar labores que se duplican y agilizar el trabajo entre todos los departamentos que forman la bodega.
